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Objectifs :
La Lettre de Mission initialise la relation Chef de
Projet / Maître d'Ouvrage, et fixe les termes de leur contrat. Rédigée
par le Chef de Projet, elle traduit son niveau d’engagement et sa volonté
de prendre le projet en main.
Validation :
La lettre de mission est validée par Maître d'Ouvrage
et les instances concernées. Elle matérialise le lancement, qui
constitue la première étape du projet lancé.
Mise à jour :
La
Lettre de Mission définit le contour du projet, l’état des lieux, les
objectifs, les contraintes, les actions à mener, les résultats
attendus, les moyens nécessaires, les limites de coûts et délais
Remarques :
Les 3 étapes de son élaboration :
Début de l’Étude Préalable : initialisation des
relations Maîtrise d'Ouvrage / Maître d'Œuvre
Début de l’Étude Détaillée : cadrage des choix de scénario, de leur
impact sur la solution, et des niveaux de délégation et / ou de
sous-traitance
Début de la Réalisation : élaboration de contrat de
développement ou contrat de service (sous-traité ou non)
Adapté à ces trois étapes, ce document est élaboré
en commun Maîtrise d'Ouvrage / Maître d'Œuvre + acteurs hors projet.
Contenu :
ANALYSE DU SYSTEME EXISTANT
1.0 Modèle de gestion
2.0 Identification du domaine concerné
3.0 Description du système existant (modèle logique)
3.1 Liste des éléments du
modèle
3.2 Diagrammes de flux de
données
3.3 Dictionnaire des données
PARTIE I - LE DIAGNOSTIC DE SITUATION
Le projet naît souvent d’un constat. Ce dernier représente la prise de conscience d'une déficience d'origine externe ou interne.
Sur le plan interne, il s'agit :
 | de blocages constatés dans le système d'information devenu incapable d’évoluer, |
| d’inadaptation des structures organisationnelles. |
Sur le plan externe, le constat porte sur l'évolution du positionnement de l'entreprise dans son environnement : clients, fournisseurs, produits, concurrence, réglementaire, technologique…
PARTIE II
Ils traduisent le but du demandeur du projet. Il peut s’agir :
de raisons économiques (diminution des frais de gestion, de production, espérances de gain,...),
d'améliorations qualitatives (rapidité traitements, fidélisation clients, fiabilisation procédures, ...),
d'options d'organisation (services décentralisés, restructurations, "zéro papier", ...),
de choix techniques (architecture, réseaux, ...).
Pour vérifier sa bonne compréhension, le Maître d’Œuvre montre comment les objectifs du projet contribuent aux objectifs de l’Entreprise.
Démarche qualité => Traçabilité satisfaction « client »
PARTIE IIIS
Les contraintes précisent les limites, et le cadre de recherche des solutions.
Elles sont de tous ordres et peuvent borner les orientations organisationnelles et techniques précédentes. Exemples :
ne pas toucher à l'organisation existante
développer une solution en architecture client/serveur
fixer un délai objectif
définir un budget indicatif...
Les limites exprimées à travers les contraintes concernent souvent les délais et le budget à consacrer à l'opération.
PARTIE IV -
Le « périmètre » ou « domaine couvert », comprend :
les activités directement concernées par le projet,
les fonctions connexes situées dans d’autres domaines
Exemple pour la gestion des contrats d'assurance auto :
la constitution / modification / clôture du contrat,
la gestion des avenants,
le changement de gestionnaire,
le quittancement.
NOTA : Il peut y avoir plusieurs périmètres : fonctionnel, organisationnel, géographiques, machines, segments de données… Ces vues permettent d’anticiper le découpage sur les phases de conception et de déploiement
PARTIE V -
Cette partie permet de justifier l'action que le Chef de Projets propose. Elle dresse un bilan de la formulation de la demande et en montre les limites.
Le Maître d'Oeuvre exprime les compléments d'information nécessaires : le manque de précision sur le plan fonctionnel, la diversité des organisations, l'ouverture des choix techniques, sont autant de facteurs justifiant la mise en oeuvre d'une action spécifique.
Ce chapitre fait le lien entre ces incertitudes et les tâches nécessaires pour les combler : maquette, groupe de travail,
benchmarking…
PARTIE VI - L'ACTION PROPOSEE
Elle décrit l'engagement du Chef de Projet, qui comprend :
| l'action globale accompagnée des objectifs assignés, |
| le produit fini attendu par le maître d'ouvrage |
| les principales tâches nécessaires à la production du résultat, avec d'éventuels sous-produits intermédiaires. |
Les méthodes habituelles de conduite de projet, (Ex. MERISE, SDM/S ou RAD) constituent une aide pour la définition de ce chapitre.
On ne s'engage pas sur la totalité du projet, mais sur ce qui est visible à cet instant !
PARTIE VII - LES ACTEURS
Les acteurs du projet se situent :
| dans l'équipe projet elle-même, ou |
| à la périphérie, en support de l'équipe projet. |
Le Chef de Projet s'accorde avec les acteurs sur leurs rôles, et les modalités de fonctionnement avec le groupe de projet. Un accord préalable est indispensable.
La lettre de mission formalise le rôle de chacun, son degré de participation et le temps qu'il lui est possible de consacrer au projet.
Les organisations sont définies au chapitre "Affecter"
PARTIE VIII - LE CALENDRIER PREVISIONNEL
Sa mise au point peut demander plusieurs aller / retour, selon le résultat de la négociation entre les acteurs.
Il convient de se mettre d'accord au plus vite avec le Maître d'Ouvrage.
Il montre la séquence des étapes de la mission. Il devra nécessairement comporter les principaux jalons : tâches de validation, situations critiques, et rendez-vous avec le Maître d'Ouvrage, à planifier dès le début de la mission.
Il est définitivement validé à la fin de l'étape de lancement.
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